人事評価制度とは、従業員の能力や成果を評価するための制度です。
評価結果の情報は、処遇・配置の決定や人材育成に活用され、経営の根幹と密接に関わっている重要な制度こそ、人事評価制度といえるでしょう。
しかしながら、中小企業のなかには、人事関連の仕組みづくりは後回しになっており、人事評価制度を持っていない会社も少なくありません。
そこで本記事では、大企業から中小企業までぜひ導入したい人事評価制度について、初心者にもやさしく解説します。
| 本記事のポイント |
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「人事評価制度について知りたい」
「ウチの会社にも制度を導入したい」
…という方におすすめの内容となっています。
この解説を最後までお読みいただければ、人事評価制度の基本から機能させるポイントまで、全体像をキャッチアップできます。
自社の人事評価制度を策定する手始めとして、どこから着手すれば良いか明確になるでしょう。では、さっそく解説を始めます。
1. 人事評価制度とは？
まずは、人事評価制度の基礎知識から見ていきましょう。
1-1. 人事評価の概要
そもそも人事評価とは何かといえば、従業員の能力や成果を評価することです。
企業によっては「人事査定」「人事考課」といった言葉が使われることもありますが、人事評価と同じ意味となります。
人事評価制度は、等級制度・評価制度・報酬制度の3つからなる人事制度のひとつです。
一般的な企業では、1年または半年に1回、評価制度に基づいて人事評価が行われ、人事評価の結果は、等級制度や報酬制度に反映され、役職の決定や給料アップなどの判断材料となります。
1-2. 人事評価制度の目的
人事評価制度の目的は、大きく分けて2つあります。
1つめは、人事管理のためです。
前述のとおり、人事評価の結果を踏まえて、社員の給料（昇給や昇格）、役職（昇進）を決定したり、配置転換の判断をしたりします。
2つめは、人材育成のためです。
人事評価制度によって、業務の目標や方向性を明確にしたうえで、適正な評価をフィードバックし、そのフィードバックをもとに社員が成長する——、というサイクルが可能になります。
「人事評価を何のためにするのか」といえば、処遇や配置を決めるため、および人材を育成するためといえます。
2. 人事評価制度を導入するメリット
中小企業では、未導入の企業も散見される人事評価制度ですが、従業員数の増加とともに、導入を検討すべきといえます。
人事評価制度には多くのメリットがあり、経営に良い影響を与えるからです。ここでは5つのメリットをご紹介します。
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2-1. 公正で平等な評価を効率的に実現できる
1つめのメリットは「公正で平等な評価を効率的に実現できる」ことです。
前述のとおり、人事評価によって得られる情報は、処遇・配置の意思決定や人材育成のために、重要です。
しかし、ルールがなければ、公正で平等な評価を行うことは、極めて難しくなります。
人事評価制度がなければ、そもそも評価が難しいうえに、人事評価制度なしに人事評価を行おうとすれば、そのための労力が多くかかります。
経営者にとって、限られた時間をどう配分するかは、重大です。
従業員が増えるごとに増していく人事評価の適切に、そして素早く効率的に行うためには、人事評価制度の導入が役立ちます。
2-2. 経営目標と従業員の目標をリンクしてマネジメントしやすい
2つめのメリットは「経営目標と従業員の目標をリンクしてマネジメントしやすい」ことです。
社長として経営目標を掲げたものの、
「はて、その後はどうする……？」
と、つまずいたことはありませんか、
経営目標を現場レベルに落とし込み、実行に移すタクティクス（戦術）が必要となるわけですが、そのためのツールとして役立つのが人事評価制度です。
経営目標と従業員の目標をリンクさせるために、人事評価制度は役立ちます。
具体的には、経営目標（会社全体の目標）を従業員の目標（個人の目標）にブレイクダウンし、その目標を達成した者を高く評価するように設計するのです。
従業員の視点から見ても、全体のビジョンのなかで自分が果たすべき役割が明確になるので、成果をあげやすくなるメリットがあります。
2-3. 採用力が高まる
3つめのメリットは「採用力が高まる」ことです。
これまでの採用面接の場を思い出してみてください。評価制度について、質問を受けたことがあったはずです。
自分があげるべき成果に対して意識が高い優秀な人材ほど、
「人事評価制度がどうなっているのか」
「この会社に入社した場合、自分は何を成せば評価に値するのか」
について、明確に知りたがる傾向があります。
人事評価制度がなければ曖昧な回答しかできず、求人への応募者に不安な感情を抱かせます。
一方、明確な人事評価制度を運用していれば的確な返答ができますから、応募者の入社意向も高まるというわけです。
2-4. 人材育成の実績をデータ化して蓄積できる
4つめのメリットは「人材育成の実績をデータ化して蓄積できる」ことです。
人事評価制度を導入しておらず、社長や上司の感覚で処遇や配置を決定している会社では、人材育成に関するデータが何も蓄積できていません。
長い目で見ると、これは大きな損失です。
人事のデータが蓄積されていくと、そのデータを活用して比較分析が可能になり、自社にとって有効な人材育成の手段や、相性の良い人材採用に関しての傾向と対策がつかめるようになります。
同時に、現在在職中の社員の成長過程についても可視化されるため、今後のキャリア形成にも役立てることができます。
2-5. 従業員のモチベーション向上が期待できる
5つめのメリットは「従業員のモチベーション向上が期待できる」ことです。
自分の勤務状況が適切に評価される職場とされない職場。従業員にとって、どちらの方ががんばって貢献したいと思えるかといえば、もちろん、適切に評価される職場です。
良い人事評価制度があれば、従業員のやる気が高まり、充実した心理状態で働くことができます。
結果として、会社の業績向上や優秀な人材の定着につながっていくでしょう。
3. 人事評価制度を機能させる3つのポイント
メリットの多い人事評価制度ですが、しかし制度さえ導入すれば機能するわけではありません。
従業員が納得できる公平性のある制度運用をしなければ、従業員の不満が募って逆効果となるリスクがあるのです。
人事評価制度を機能させるためには、押さえるべきポイントがあります。
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それぞれ見ていきましょう。
3-1. 評価の仕組みを公開する
1つめのポイントは「評価の仕組みを公開する」ことです。
どういう評価基準で、何をどうすると評価が高くなるのか（低くなるのか）、その仕組みを社内に公開しておくことが大切です。
人事評価制度を作っても、評価の仕組みを非公開にしていれば、従業員の納得感が得られず不満が募りやすくなります。
制度の運用に透明性を持たせることが大切です。
3-2. 誰が評価するのか明確にする
2つめのポイントは「誰が評価するのか明確にする」ことです。
人事評価制度においては、その仕組みだけでなく、「誰が評価するのか」も重要となります。
社長が評価するのか、それぞれの従業員の直属の上司が評価するのか、あるいは他の者が評価するのか、明確にしましょう。
3-3. 適切なフィードバックを行う
3つめのポイントは「適切なフィードバックを行う」ことです。
人事評価結果を、経営者や評価者（評価を行う人）だけで共有するのではなく、本人に適切にフィードバックすることが、従業員の成長につながります。
人事評価制度のフィードバックは、“適切に”、という点がキーです。
例えば、やる気を削ぐような言葉掛けや、感情にまかせた叱責など、従業員のモチベーションを下げるコミュニケーションは論外です。
あるいは、従業員本人から評価結果に対して反論されたとき、根拠を持って返答ができなければ、人事評価制度への従業員の不信感が増してしまいます。
人事評価の結果を、ロジカルに根拠をもって説明しながら、従業員がより良く成長するためのアドバイスやサポートを行うのが、適切なフィードバックといえます。
4. 人事評価制度の作り方
人事評価制度を作りたいと思ったら、どのような流れで行えば良いでしょうか。
ここでは基本の3ステップをご紹介します。
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4-1. ステップ1：経営理念を作る
1つめのステップは「経営理念を作る」です。
「人事評価制度なのに、経営理念……？」
と疑問に感じた方もいるかもしれませんが、人事評価制度は、経営の根幹ともなる重要な制度です。
そこで、経営理念という「土台」に基づいて設計する必要があります。
あなたの会社には、経営理念があるでしょうか。あっても、何年も前になんとなく作ったまま、形骸化しているケースも多いでしょう。
人事評価制度を作る際には、まずは経営理念を明確に定義し直す作業からスタートしてください。
▼ 企業理念の例
出典：経営理念とは何か？経営理念が重要な3つの理由と経営理念の作り方
経営理念の作り方は、以下の記事で解説しています。あわせてご覧ください。
4-2. ステップ2：評価の方法を検討する
2つめのステップは「評価の方法を検討する」です。
経営理念に基づいて、最適な人事評価の方法を検討します。
人事評価では、評価する対象が大きく3つに分けられます。
▼ 人事評価の対象
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評価対象となる「スキル・プロセス・成果」のうち、どれを・どのくらいの割合で・どのようにして評価するかは、企業によって大きな違いが見られるポイントです。
経営理念と一貫性があり、かつ企業の目指すビジョンを実現するうえで、最も効果が高いと考えられる方法を、吟味して考えましょう。
例えば、「チャレンジしなければ、世界は変えられない」という理念を持つ会社であれば、成果としては失敗でもチャレンジしたプロセスを評価する、といった具合です。
なお、「能力評価」「コンピテンシー評価」などの言葉を聞いたことがあるかもしれません。これらはスキル・プロセス・成果を評価する具体的な評価の種別を指す言葉です。
代表的なものを以下にまとめました。
▼ 代表的な人事評価の種類
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評価の名称 |
評価の対象 |
特徴 |
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能力評価 |
スキル |
判断力や統率力のように、仕事をする過程で発揮していた能力を評価の対象とする。定性的な評価となるため、曖昧なものになりやすい。 |
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情意評価 |
プロセス |
積極性や法令順守（コンプライアンス）など、仕事の取り組み姿勢や勤務態度を評価の対象とする。能力と同様に曖昧な評価になりやすい。 |
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成果評価 （業績評価） |
成果 |
売上目標の達成度や生産個数のように仕事であげた実績（業績）を評価の対象とする。目標管理制度が用いられることが多い。 |
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コンピテンシー （行動特性）評価 |
プロセス |
業績に結び付く行動を評価の対象とする。高業績者の職務行動を分析して評価基準が作成される。実際には能力・情意評価とほぼ同じもの。 |
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バリュー評価 |
プロセス |
会社の経営理念の実践度などを評価対象とする。昇進者を選ぶときの参考情報とされることがある。導入している会社は少ない。 |
参考：労務行政研究所『はじめて人事担当者になったとき知っておくべき、7の基本。8つの主な役割。』
これらの評価方法は、ひとつだけを選んでも良いですし、複数を組み合わせて運用することも可能です。
取り組み前に、書籍などで体系的に把握すると良いでしょう。
▼ 参考書籍
労務行政研究所 『はじめて人事担当者になったとき知っておくべき、7の基本。8つの主な役割。(入門編)』
山元浩二『改訂新版小さな会社の人を育てる人事評価制度のつくり方【テンプレート・ダウンロードサービス付】』
4-3. ステップ3：人事評価シートにまとめる
3つめのステップは「人事評価シートにまとめる」です。
評価方法の方針が決まったら、内容を具体的な人事評価シートに落とし込んでいきます。
▼ 人事評価シートの例
出典：厚生労働省
初めて人事評価シートを作る際には、まずは既存のテンプレートを活用する方法がおすすめです。
人事評価シートのテンプレートがダウンロードできるWebサイトがありますので、複数を取り寄せ、自社に合わせてカスタマイズしていくと良いでしょう。
▼ 人事評価シートのテンプレートがダウンロードできるサイトの例
- 人事の書式・シート（自社で使える！人事評価シートサンプル）｜人事戦略研究所
- 人事評価シートとは？無料エクセルテンプレート！書き方・注意点 | ボクシルマガジン
- 人事評価・人事考課に関する書類・書式テンプレート/フォーマット/文例の無料ダウンロード【bizocean(ビズオーシャン)】
5. 人事評価制度を導入する際の注意点
最後に、人事評価制度を導入する際の注意点をお伝えします。
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5-1. 評価者（上司）の評価スキル育成も必要になる
1つめの注意点は「評価者（上司）の評価スキル育成も必要になる」ことです。
というのは、完璧な人事評価制度を作ったとしても、それを実際に運用する過程でエラーがあれば、機能しないからです。
特に重要となるのが、評価を担当する人物（評価者）の評価スキルです。
評価者は、評価の重要性や評価方法を深く理解したうえで、評価のプロセスを正しく管理しなければなりません。評価の際には、評価エラーを起こさないよう注意が必要です。
▼ 評価エラーの例
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5-2. 社内に人事のスキルを持つ者がいなければ専門家に協力してもらう
2つめの注意点は「社内に人事のスキルを持つ者がいなければ専門家に協力してもらう」ことです。
前述の評価者の評価スキルの育成は、人事部など人事のスキルを持つ担当者が担うべき業務ですが、社内に人事のエキスパートがいないという企業も多いでしょう。
その場合は、社外の専門家に協力を得ることが必要です。
人事制度の専門家は、社会保険労務士（社労士）になります。顧問社労士がいれば、社労士とよく相談しながら人事制度の策定を進めましょう。
なお、ビジョン税理士法人でも、社労士によるご相談が可能です。詳しくは以下のリンクからお問い合わせください。
6. まとめ
人事評価制度とは、従業員の能力や成果を評価するための制度で、評価結果の情報は、処遇・配置の決定や人材育成に活用されます。
人事評価制度を導入するメリットは、以下のとおりです。
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人事評価制度を機能させる3つのポイントはこちらです。
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人事評価制度の作り方を3ステップでご紹介しました。
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人事評価制度を導入する際には以下にご注意ください。
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自社に合う人事評価制度を導入し、会社のビジョン実現に向けて行動しましょう。
