予実管理とは?予実管理の重要性やメリット、作成手順まで徹底解説

予実管理とは、会社の予算と実績を管理することです。

 予実管理を行なって、予算と実績の差異を毎週もしくは毎月チェックすることで、会社の課題や問題点をすぐに洗い出し、対策を反映させていくことができます。
 もし、予実管理を行なわなければ、課題や問題点に気がつかずに時間が経ち、気がついたら取り返しのつかない大きな問題に発展してしまうかもしれません。

そのため、予実管理を行うことは、会社経営にとって非常に重要な意味を持つのです。

そこで、本記事では、予実管理について本記事だけで網羅的に知ることができるようにまとめました!
ぜひ参考にしてみてください。


1. 予実管理とは会社の予算と実績を管理すること

企業では年初や月初に計画や目標(予算)を立てます。
予実管理はこの予算に対して実績が計画どおり推移しているのか管理することを目的としています。
つまり経営目標に対して、実績が釣り合っているか経過チェックを行うということです。

 例えば予算に対して実績が不足していた場合、リアルタイムで原因に気づくことができ、すぐに「仕入れ業者を変える」や「経費を抑えるために仕入れの数を調整する」「予算が大きすぎるから見直す」など対策を打てます。

その結果、予算と実績が大きくずれる前に、細かく軌道修正ができるのです。

このように数字を根拠にスピーディーに経営戦略を立てることができるため、感覚的な経営判断と比べて非常に効率的で確実な経営を行うことができます。

1-1 そもそも予算とは

企業活動における予算とは、会社の経営ビジョンにもとづいた数値目標のことです。

一般的には「物品購入の予算」や「飲み会の予算」などと費用面での使われ方をしますが、会社の予算というと費用だけが含まれるわけではありません。

企業では普通、新しい年度が始まる前に収入と支出を見積もります。
この見積もりが予算で、具体的に「売上予算、利益予算、経費予算、原価予算」の4つがあります。

1-2 予実管理と予算管理の違い

予実管理と予算管理はよく似ていますが、厳密には違います。
予算管理は、予算(数値目標)を設定し経営管理を行うマネジメントであり、予実管理は予算管理のプロセスに含まれています。

予算管理という大枠の目標を達成するために、また予算管理が四半期(3か月)ごとに予算と実績を比較するのに対して、予実管理は最低でも1ヶ月に1回と短いスパンで比較します。

予実管理は予算管理の一部であり、予算管理を確実に遂行するためのものです。


2. 予実管理を実行するための5ステップ

中小企業のであれば、下記のような表をExcelなどで作れば充分対応可能です。

ただしこれは基本的な予実管理表なので、会社によって販売費の内容を追加したり削除したりなど、自社に合わせてカスタマイズするとより良いでしょう!

また、前年同月と比べる表を追加すれば、さらに精度の高い分析を行うことができます。

それでは早速、5つのstepに沿ってやっていきましょう!

STEP1:予算を決める

 予実管理の最初のスッテプとして、予算を決めることから始めます。

 予算については、下記のようなポイントを押さえながら考えていきましょう。

・前年の実績があれば前年実績を参考に決める
・実績そのままではなく費用の増加や売上の変動などを予測したものを数字に盛り込む
・会社は利益を追求していく必要があるため、営業利益を特に重視して決める
・利益を追求するのは大切だが達成可能な目標を立てることも意識する
・社員のモチベーションをあげることも考えて予算組みをする

 いきなり予算を立てるのは難しいと感じる人も多いでしょうが、基本的には前年の実績や前月の実績から予算を積み上げていけば大丈夫です。
 「夏のセールで売上が増える」「冬は設備費が高くかかる」など、季節によって経費や売上が変わるのであれば、それらを数字に反映していきましょう。
また、会社は利益を追求していかなければならないので、「営業利益」を重視し、できれば「営業利益」から決めていくと、他の部分も決めやすくなってきます。

 予算は非常に大切なので、「これから会社をどうしたいのか」や「従業員のモチベーションをアップさせるにはどうしたらいいか」などを慎重に考え、適切な予算を設定するようにしましょう。

STEP2:実績を入力する

 次のステップとして、実績を入力していきます。

 

まずは、あまり難しく考えずに、シンプルに予算と実績を入力した表を作成してみましょう。

 実績を入力する際の注意点としては、基本的に費用については取引時に発生したものと考えて入力することと、1年分をまとめて計算するものについては12で割るなどして月ごとに計算することです。

 次のステップで、予算と実績の差異について考えていきましょう。

STEP3:予算と実績を比較して課題を洗い出す

 予算と実績が出揃ったところで、予算と実績を比較して課題を洗い出していきましょう。

売上、売上原価、販売費、営業外損益といった項目ごとに比較し、差異がある部分についての原因を探っていきます。
ここでは細かい数字にこだわるというよりは、差異が大きい箇所から「そもそも予算に問題があったのか?」や「予算を達成できなかった理由は何か?」について深掘りして問題点を洗い出していき、会社にとって重要な課題は何かについて優先順位をつけてみましょう。

STEP4:課題への対策を考える

 課題をいくつか洗い出したら、課題への対策を考えていきましょう。

多くの課題が出てしまった場合には、全ての課題に対して対策を立てるのは難しいかもしれません。

そこで、会社にとって重要な課題から順に手をつけていきましょう。
 対策については、まずはあらゆる視点から多く出していきつつ、1番効果が高いと判断したものに絞って実行することをおすすめします。

STEP5:課題への対策を実行する

 最後に、課題への対策を実行していきます。
せっかく予実管理で課題を洗い出し、対策を考えても実行しなければ意味がありません。
全ての対策を実行するのは難しいかもしれませんが、優先順位を決めて対策を実行し、対策を行なった結果を次の月に検証するというサイクルを繰り返すことが大切です。
課題を放置したままにすると、時間の経過とともに問題が拡大し、取り返しのつかないことになってしまうこともあるかもしれません。

毎月、予実管理を行い、問題点や改善点についてすぐに気がつき、対策を実行することで、すぐに問題を取り除いていくことが大切です。

 


3.予実管理を実行するために押さえておくべき4つのポイント

予実管理を実行する際に押さえておくべき下記4つのポイントについて解説していきます。

・予算設定を適切に行う
・課題の洗い出しを必ず行う
・なるべくリアルタイムで管理を行う
・細かい数字にこだわらない 

上記ポイントを押さえて、予実管理を効率的に実行するようにしましょう。

3-1.予算設定を適切に行う

 予算設定を適切に行うことが、予実管理をうまく機能させるためには大切になります。

例えば、達成するのに困難な高すぎる予算を設定されると、従業員のモチベーションが下がる原因になることがあったり、また低すぎる目標では簡単に達成できてしまい改善点を出すことが難しくなったりしてしまいます。

そこで、高すぎることもなく低すぎることもない適切な予算を設定することが、予実管理を実行するために大切なことなのです。
一般的には、会社の成長のためには、少しだけ達成困難な目標を設定するのがおすすめと言われています。
とはいえ、最初から適切な予算を設定することは難しいので、毎月予算と実績をチェックして、「そもそも予算設定は正しかったのか?」について考えることを心がけてみてください。

3-2.課題の洗い出しを必ず行う

 予実管理を実行する際に、課題の洗い出しを必ず行うようにしましょう。

ただ予算と実績を比べて終わりにしてしまっては、本来の予実管理の良い点を活かしきれていないことになってしまいます。
予算と実績が乖離している場合には、何かしらの課題や改善点があるはずなので、経営に反映していくことが大切です。

 例えば、居酒屋で売上が予測より低かった場合、「近くに競合のお店ができた」「店員が足りなく回転率が下がった」「予算不足で食材が足りなかった」など色々な理由が考えられるので、本質的な理由を洗い出すことが大切です。

 最初から原因をはっきり特定することは難しいので、課題や改善点を検証したあとは、仮説によって対策を立てて、実行して検証するという工程をくり返し行うようにしましょう。

3-3.なるべくリアルタイムで管理を行う

 予実管理はなるべくリアルタイムで実行していくようにしましょう。

予実管理は毎月の予算と実績を比較できるという点が大きなメリットであるため、まとめて分析するのではなく、なるべくリアルタイムで分析・検証を行うことが大切です。
数ヶ月前の予算と実績のズレの原因を追求するのは難しいというだけでなく、時間が経つにつれて問題が拡大してしまったり、別の問題と複合的に絡み合ってしまったりということもあるでしょう。

変化が激しいビジネスの流れに乗り遅れないためにも、すぐに予実管理のステップを実行し、改善を繰り返していくことが大切です。

3-4.細かい数字にこだわらない

 予実管理を実行するポイントとして、細かい数字にこだわらないということも大切です。

予実管理で大切なのは、1円や10円単位の表面的な差異について考えることではなく、予算と実績の差異から会社の本質的な課題を見つけることです。
あまり細かい数字にこだわってしまうと、無駄に時間を浪費してしまうことになるでしょう。

そもそも、最初からは適切な予算を設定できないことも多いので、細かい数字にこだわるのではなく、大きくズレている部分から手をつけるなど優先順位を明確化しておくことをおすすめします。


4. 予実管理を効率的に行うためのツールを紹介 

予実管理はExcelで簡易的に作成することは可能ですが、会社の規模が大きいなどの理由で予実管理が複雑になる場合には、Excel管理では難しくなることもあるでしょう。
そこで、予実管理を行えるツールを積極的に活用してみましょう。
使用実績が多くあり、操作性が優れている下記の3つの予実管理ツールについて紹介していきます。

BizForecast
Sactona
Oracle EPM Cloud-Planning 

4-1.BizForecast・プライマル株式会社

 BizForecastは、予算実績管理ソフトウェアの市場シェアNo.1の実績を持つ、公認会計士・米国公認会計士が製品設計・導入メソッドを監修した製品です。
「柔軟性の高さ」と「使い勝手の良さ」を実現し、経営管理の効率化・高度化・課題解決を強力にサポートしてくれます。
 「活Excel」をコンセプトにしており、Excelベースのインターフェイスを持つために、誰でも操作しやすいというのも特徴のひとつです。
コンサルタントが現在のExcelの中身や運用方法を分析しながら、相談に乗ってくれるために、安心して導入することができます。

予実管理のツールを導入するのがはじめてでサポートをお願いしたいという人におすすめの製品です。
詳しくはこちらをご参照ください。

4-2.Sactona ・アウトルックコンサルティング株式会社

 Sactonaは、大手企業でも導入されているツールで信頼性が高く、Excel画面に近い形で予実管理ができるので、操作性に迷うことのない利用しやすいツールと言えます。
日本の先進企業に磨かれたノウハウが標準装備されており、あらゆる処理を自動実行してくれるので、「ムダな手作業」が少なく、手間と時間がかからないのが特徴です。
また、最初はシンプルな機能のみからスタートして、段階的に拡張していくことができます。

企業規模が大きい場合や予算管理が複雑になる場合、今後、色々な拡張機能を試していきたいと考える人におすすめの製品です。
詳しくはこちらをご参照ください。

4-3.Oracle EPM Cloud-Planning・日本オラクル株式会社

 Oracle EPM Cloud-Planningは、世界で使われているクラウド版の予実管理ツールです。
低コストでありながら、管理会計、予算管理で必要となるデータ入力・データ連係から各種計算処理、レポート・分析をトータルに実現します。

 なるべく低コストで予実管理システムを試してみたいという人におすすめの製品です。
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まとめ

 本記事では、
・予実管理とは何か
・予実管理を実行する4つのメリット
・予実管理を実行する5ステップ
・予実管理を実行するために押さえておくべき4つのポイント
・予実管理をExcelで実行する具体的な方法
・予実管理を効率的に行うためのツール紹介

 について、詳しく解説しました。

 予実管理とは、会社の予算と実績を管理することです。
予算と実績の差異を毎週もしくは毎月チェックすることで、会社の課題や問題点をすぐに洗い出し、対策を反映させていくことができます。

 予実管理を実行する4つのメリットは下記の通りです。
・効率的に経営判断を行える
・経営の問題点をすぐに改善
・従業員の士気を高める
・会社の強みと弱みを認識できる

 予実管理を実行する5ステップは下記の通りです。

自分で作成するのが難しい場合には、本記事で提示しているExcel管理方法を参考にしていただいたり、予実管理ツールを利用したりすることをおすすめします。
本記事を読むことで、予実管理の重要性とメリットを理解し、予実管理を作成することをご検討いただけたなら幸いです。

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