「目標を達成するためにはＰＤＣＡをうまく回さなければならない」
経営者の皆さま誰もがＰＤＣＡの重要性は認識されています。ただ、現実にはうまくできずに悩んでおられます。途中であきらめてしまう場合もあるでしょう。しかし、現在は普通に仕事をしていればある程度の利益が出せるという社会ではありません。
考え抜いた計画をたて、実践している会社が利益を出して結果を出せるのです。
そこで、ＰＤＣＡをうまく回せずにお悩みのあなたに向けて実践してほしい「ＰＤＣＡの回し方」をご紹介します。
是非ご活用いただき、会社の目標達成にお役立てください。
目次
1.ＰＤＣＡの意味
ＰＤＣＡとは、管理手法の一つで、ＰＤＣＡサイクルともいわれています。
＊Ｐｌａｎ（計画）
＊Ｄｏ（実行）
＊Ｃｈｅｃｋ（評価）
＊Ａｃｔｉｎｏ（改善）
この4つを繰り返すことにより業務を改善し、これまで以上の成果を出すことのできる手法のことです。
＊Ｐｌａｎ
まず、何が何でも達成したい目標を決める。
＊Ｄｏ
目標達成のためのアクションを考え、ひたすら実行する。
＊Ｃｈｅｃｋ
何が何でも達成したい目標のための「行動は正しかったのか？」「もっと効率的な方法は？」「ほかに方法は？」を検証する
＊Ａｃｔｉｏｎ
検証で判明した良くない点を改善する。
ＰＤＣＡは効果的な方法と分かっていても、Ｐｌａｎをたてた後実現できない経営者の方は多くいらっしゃいます。それぞれの段階ごとにポイントを押さえ、目標を確実に達成できるＰＤＣＡを回しましょう。
2.ＰＤＣＡをうまく回すコツ
ＰＤＣＡをうまく回すコツは、以下の3つです。
①ゴール設定
②現状とのギャップの把握
③優先順位をつける
Ｃｈｅｃｋ（検証）が最も重要と考えがちですが、ＰＤＣＡを回せない原因としてその前のＰｌａｎ（計画）でつまずいている場合が多いのです。つまり、Ｐｌａｎが最も重要な段階であり上手く回すためのポイントといえます。
Ｐｌａｎから順にそれぞれの段階でのコツをおさえます。
よりＰＤＣＡをうまく回して頂くためにオリジナルの「ＰＤＣＡ実行シート」を作成しました。
印刷していただき、記入例を参考に手順に沿って「ＰＤＣＡ実行シート」を埋めていきましょう。
≪ＰＤＣＡ実行シートはこちらへ≫
2-1.Ｐｌａｎ（計画） ここで勝負は決まる
ＰＤＣＡがうまく回るかどうかは、Ｐｌａｎにかかっています。
まず、ＰＤＣＡを回すためには何のための計画なのかをしっかりと考えてください。
計画は目標を達成するために作成し、目標は目的を果たすために達成するものです。日々の忙しさで本来の目的を見失うとＰＤＣＡを回ことが目的になってしまい最終的に失敗に終わってしまいます。
計画は目標達成のため、目標は目的達成のためにあるものです。
目的を見失わないように心して取り組みましょう。
計画を設定する手順は以下の通りです。
2-1-1.ステップ1 ゴールを設定せよ！
まずは、目的達成のためにどうしても達成したい目標（ゴール）を設定します。
このゴールは、「10年後には売り上げを100倍にする」といったような長期的で大きすぎる夢であってはなりません。長期的すぎると危機感がなくなり、大きすぎる夢だと現実からかけ離れてしまいやる気が失せてしまいます。
目標は数値化し分かりやすいものである必要があります。
（目標の設定例）
| 良い例 | 売上を３億円にする 自己資本比率を５０％にする 新卒を３人採用する |
| 悪い例 | 会社を成長させる 利益を出す 人手不足の解消 |
2-1-2.ステップ2 ゴールと現状のギャップを把握せよ！
ゴールと現状とのギャップから課題をあげていきます。
ギャップを把握するためには、まず現状の把握が必須です。
「月商はいくらなのか？」
「会社の弱みは何か？」
「ライバル社と比較して劣っているところはないか？」などを分析し、達成したい目標までのギャップを把握します。強みをより強化することによりギャップを埋めていくのもいいでしょう。
目標を達成するための課題はできるだけ多く抽出します。
例えば、次のような問いかけをしてみてください。
＊ゴールから逆算して何をすべきか？
＊何が不足しているのか？
＊伸ばせる長所は何か？
＊うまく業務をこなしている従業員はどのような工夫をしているのか？
従業員にも協力してもらい多くの意見を求めることもおすすめです。思わぬことが発見できるかもしれません。
目標を達成することが第一ではありますが、未達であっても恥じることではありません。課題解決のため精一杯努力した結果、自分自身成長しお客様のお役に立てているのであれば意義のあることです。残念ながら達成できなかった場合には、軌道修正し「達成するためにどうすればよいのか」を改めて考えましょう。
2-1-3.ステップ3 課題を決め優先順位をつけよ！
見えた課題を「取り組むもの」と「やめるもの」に分け、「取り組むもの」の優先順位を決めます。
まず、取り組む課題の数を3つに絞りましょう。多すぎるとどれも中途半端になりかねません。
次に3つに絞った課題の優先順位をつけます。
優先順位の高い課題は、難易度が低くより短時間で大きな効果が期待できるものです。逆に、効果がそこまで大きくなく時間のかかるものは優先順位が低くなります。
（優先順位のつけ方）
| 効果 | 時間 | 難易度 | 優先順位 | |
| 課題① | 大 | 短時間 | 難しい | ２ |
| 課題② | 大 | 短時間 | 簡単 | １ |
| 課題③ | 小 | 長時間 | 簡単 | ３ |
2-1-4.ステップ４ 行動を細分化せよ！
課題を絞り込んだら、「何を」「いつまでに」「誰が」「どのように」実行するのかまで細分化します。実行の際に迷わない程度まで分解することが次のＤＯをやり遂げるためのコツなのです。
2-2.Ｄｏ 確実にやり遂げる
計画さえできれば、あとは実行するのみです。
目の前の業務に気を取られ、やるべき業務を置き去りにしてはいけません。
しかし、日常の業務は、会社内部の要因のみならず新型コロナウイルスなどの自分一人ではどうすることもできない外部要因によって大きな影響を受けることもあります。
計画倒れにならないためにも、次のステップに沿って進めましょう。
2-2-1.ステップ1 業務の仕分け
今何をしなければならないのかを把握するために業務の仕分けが必要です。
（緊急・重要度マトリクス）
| Ａ | 緊急かつ重要な業務 |
| Ｂ | 重要度は高いが、緊急性は低い業務 |
| Ｃ | 重要度は低いが、緊急性が高い業務 |
| Ｄ | 重要度も緊急度も低い業務 |
ＰＤＣＡを回すために行う業務は、おそらくＢに該当する場合が多いはずです。日常の業務であるＡに集中しすぎてＢの業務を置き去りにしてはいけません。また、重要度の低いＣ・Ｄの業務については中止という判断が必要な場合もあります。
ＰＤＣＡを回す現場は、日々行わなければならない業務や突発的に発生する業務で大忙しです。そのため、今抱えている業務を整理してください。自分の仕事がＡ・Ｂ・Ｃ・Ｄのどこにあてはまるのかを仕分け、ＰＤＣＡを回すＢの業務を行うための時間を確保しましょう。
2-2-2.ステップ2 記録に残す
後にＣｈｅｃｋ（評価）できるように行動内容を残すことが大切です。
計画通りにできたこと・できなかったこと、新たに発生した問題点も記録します。
次のステップ「Ｃｈｅｃｋ」を確実に実行するためには、事実を正しく認識する事が絶対条件です。
2-3.Ｃｈｅｃｋ やりっぱなしは同じミスを繰り返す
振り返りをしないと、失敗に気が付かずミスを繰り返してしまいます。
一生懸命頑張って計画を実行に移せていても、ゴールと違う方向に走っていてはゴールには近づけません。
最速でゴールするためには振り返りが欠かせません。予定より遅れている場合は「うまくいっていない原因」を突き止め、順調であれば「うまくいっている原因」を考えます。
2-3-1.ステップ1 数字目標の達成率を確認する
目標の数値（ゴール）に対する実際の数値で達成率を確認します。
数字の比較なので難しいことはないですが、Ｃｈｅｃｋの頻度に合わせ数字目標を調整することが必要です。
〈具体例〉
目標の年商を3億円とした場合。
1ヶ月に1度Ｃｈｅｃｋを行うのであれば、3億円÷12ヶ月＝2,500万円となり、目標の月商は2,500万円となります。
実際の月商が2,000万円の場合、達成率は80％となります。
この達成率と次の行動計画の達成率を併せて検証することで、より反省点や課題が明らかになります。
2-3-2.ステップ2 行動目標の達成率を確認する
予定通り行動できたかどうかを達成率で確認します。
数字目標を達成する前に行動計画の達成率が100％になり、クリアしている課題があるかもしれません。その場合は新しい課題に取り組みましょう。
また、行動計画が順調に進んでいるにもかかわらず、数字目標の達成率が上がらない場合は、数字目標に対する行動計画の関連性が薄く、より重要な課題を見落としている可能性があるかもしれません。この場合は、課題を変更する必要があるでしょう。
2-3-3.ステップ3 できなかった原因を突き止める
数字目標・行動目標について予定通り達成できなかった原因を見つけ出します。数字目標を達成するために行動目標があるため、ここでは行動の分析に注力すべきです。
目標の分析は「なぜ？」を繰り返し、課題を整理する事です。どうすれば実行可能であるかを検証します。
〈具体例〉
達成できなかったのはなぜか？
原因はこれだと思えるまで「なぜ？」を繰り返してください。課題が細分化され整理することができます。
2-3-4.ステップ4 できた要因を突き止める
できた原因突き止め、より極めることも重要な作業です。
悪い所を直すだけではなく、良い所を伸ばした方が大きい効果を生むこともあります。
例えば、営業の得意なＡさんが苦手な資料作りのＰＤＣＡばかりを回すのはもったいない。そんなことよりも、うまくいく営業の極意を他の営業社員に伝授する方が大きな効果をうむでしょう。
できなかった原因ばかり考えていると自信をなくしてしまいがちです。計画を達成できたことは、実行した人の自信にもなり 仕事に対する意欲も湧いてくるものです。
2-4.Ａｃｔｉｏｎ 次の計画につなげよう
ＣＨＥＣＫ（検証）によって明らかになった反省結果を改善し、次のＰＤＣＡサイクルにつなげます。
ただし、改善といっても改善レベルによって手順が異なります。次の手順で確認しましょう。
2-4-1.ステップ1 検証結果から改善案を考える
きなかった原因について「どうしたらできるようになるのか」「どうしたらさらに良い結果をだせるのか」を書き出します。書き出した改善案を次の4つのレベルに区分します。
①ゴールの調整が必要なレベルか？・・・中止？・変更？・追加？
②計画の見直しが必要なレベルか？・・・ゴールに変更はなくても課題の入れ替えや変更が必要
③行動計画の見直しが必要なレベルか？・・・ゴールも課題も同じだが、役目を終えたものや効果の少なかったものの変更が必要
④改善の余地がないレベルか？・・・成果が出ているため、今までと同じサイクルで継続する。
改善案を区分することで次のステップに進みやすくなります。
2-4-2.ステップ2 改善案に優先順位を付ける
改善案をインパクト・難易度・時間を考慮し新たな優先順位を決めます。
優先順位をつける際は、次のことを考慮してください。
ゴールの調整が必要な場合・・今までのＰＤＣＡは中止し新しいＰＤＣＡをスタートさせる必要があるため、かなりの時間がかかる。
計画の見直しが必要な場合・・課題の入替や追加が必要となるため効果は強いと思われるが、ゴールまでの時間がかかる。
行動計画を見直す場合・・計画自体は変更しないため、即効性がある。
優先順位をつける時には、同時に「やらない事」も決めましょう。
2-4-3.ステップ3 次のサイクルにつなげる
ＰＤＣＡは回し続けることに意義があります。
ゴールや計画の変更や追加が必要となった場合、新たな課題に対する情報収集を行ない、新しいＰＤＣＡサイクルにつなげます。どれだけ早く次のＰＤＣＡにつなげられるかが勝負です。
ただし、行動計画を見直す改善案の場合にはＰ（計画）は行ないません。次の①～③のＤ（実行）を見直し実践します。
①期日を決める
②担当者を決める
③より具体的な計画に落とし込む
とにかく早くＤにつなげることが重要です。
ＰＤＣＡは「Ａ」で終わりではありません。またすぐに新しい「Ｐ」が始まります。何度でも目標を立て、課題を解決し、改善を繰り返すことで成長でき成果を出すことができるチャンスはあるのです。
3.ＰＤＣＡが有用な場面
ＰＣＤＡサイクルは、特に過去の数値や指標による事実があり、課題を中長期的に改善し成果を上げたいときに効果を発揮します。とはいっても、広く利用されている手法で、対象は法人・個人を問いません。業種・規模の制限もありません。
≪具体例≫
＊営業成績アップのためのＰＤＣＡサイクル
＊人材育成のためのＰＤＣＡサイクル
＊採用のためのＰＤＣＡサイクル
＊経費削減のためのＰＤＣＡサイクル
＊時間削減のためのＰＤＣＡサイクル などなど、
日常には目標達成のために解決しなければならない課題が山積しています。ＰＤＣＡを活用し、成功と失敗を繰り返し業務の改善につなげましょう。
まとめ
ＰＤＣＡは、あなたを目標達成に導く手法です。成果を出すためにＰＤＣＡサイクルを回すことは大変ですが、成長できる人生の方が楽しく、きっとワクワクした未来があるはずです。そして夢だった目標がいつの間にか手の届くところにあると感じられることでしょう。
早速、「ＰＤＣＡ実行シート」を作成してみましょう。
