経費削減の項目+アイデア13選!流れ4STEPと重要点を解説

「経費の削減を行いたいが、どうやって進めたらいいのかわからない…」

あなたは、会社の「経費削減」を行いたいのかもしれませんね。
しかし、今までに経費削減に取り組んだことがないため、どう進めたらいいのかわからず、困っているのではないでしょうか。

結論からいえば、経費削減は、以下の4STEPで進めていきます。

経費削減を実行する流れ「4STEP」

・【STEP1】現状、発生している経費を把握
・【STEP2】「計画書」をまとめる
・【STEP3】従業員への通達
・【STEP4】経費削減の実行

しかし、上記のSTEPだけでは、期待する「経費削減効果」を100%発揮できないかもしれません。

経費削減では、「経費削減に取り組む際の注意点」「意外な経費削減アイデア」があり、これらを踏まえて実行したほうが、削減効果が高いからです。

本記事で取り上げるポイントを押さえることで、期待通りの「経費削減効果」が得られます。
「経費削減で失敗したくない!」という方は、本記事をチェックしてみてください。

本記事でわかること

・経費削減を実行する流れ「4STEP」
・経費削減の項目一覧表
・知らなった!意外な「経費削減」アイデア4つ
・経費削減に取り組む際の重要ポイント(注意点)6つ

それでは早速、みていきましょう。

1. 経費削減を実行する流れ「4STEP

まずは、「経費削減を実行する際の流れ」について解説します。

経費削減を実行する流れ「4STEP」

・【STEP1】現状、発生している経費を把握
・【STEP2】「計画書」をまとめる
・【STEP3】従業員への通達
・【STEP4】経費削減の実行

一つずつ、みていきましょう。

1-1.【STEP1】現状、発生している経費を把握

まずは、会社全体で発生している経費項目をすべて洗い出しましょう。

どの項目にどのくらいの費用が発生しているのかわからないと、進めようがないからです。
また「経費削減の目標」も立てられないからです。

経費は、電話代やオフィスの家賃のように「月額単位」で発生しているものだけでなく、「年額払い」しているものも含めて、すべてリストアップして洗い出しましょう。

1-2.【STEP2】「計画書」をまとめる

経費項目をリストアップしたら、「経費削減計画」を作りましょう。}以下6つのポイントを盛り込むようにしてください。

経費削減計画に盛り込むポイント

・何の目的で(経費削減に取り組む理由)

・いつまでに(=期日)

・何を(=経費削減に取り込む経費項目)

・いくらくらい削減したいか(=金額)

・従業員にはどんなアクションを求めるか(=行動指針)

・経費削減を推進するプロジェクトメンバーは誰か(=責任者の明確化)

上記の6点を盛り込めば、経費削減の実行度および目標達成度がグンと高まります。

過不足なく、盛り込むようにしましょう。

計画書を作成したら、まずは部内から「そのほかに加えられる経費項目がないか」「経費項目の抜け漏れはないか」などについて、フィードバックをもらいましょう。

加えて、他部署にもチェックしてもらいましょう。

1-3.【STEP3】従業員への通達

部内・他部署による「回覧・フィードバック」の受け取りが終わったら、従業員に「経費削減計画」を通達しましょう。

その際、一方的に通達するのではなく、プロジェクトメンバーと相談窓口(メールアドレス等)も併記してください。

経費削減を行う場合、少なからず「疑問の声」や「反対の声」が上がるものであり、そうした声に耳を傾けないと、反発が高まり、計画が失敗に終わってしまう可能性があるからです。

反対の声を上げた従業員がいる場合、その従業員の声に耳を傾けてください。

 そして、どんな方法で経営難を打破すべきか、意見を聞いてみてください。
意外なアイデアをもっているかもしれません。

いずれにせよ、全従業員のコンセンサスをしっかりと取りながら、一つひとつ進めていくことが大切です。

1-4.【STEP4】経費削減の実行

従業員への通達が完了したら、経費削減を実行しましょう。

その際、実行度・達成度を高めるために、以下の5点に取り組むようにしてください。

経費削減の実行度を高めるアイデア

・経費削減を行ってほしい「場所」ごとに「取り組んでほしいこと」を書いた「貼り紙」を貼る
(例:複合機の近くに「カラーはなるべく使わない」と記載した貼り紙を用意するなど)

・取り組んでほしい経費削減項目と実施内容をまとめた「経費削減計画書」を全従業員に配布する

 ・電気や冷暖房の消し忘れを防ぐために「退勤時チェックシート」を用意する

 ・1ヵ月ごと、3ヵ月ごとなどと期日を決めて「経費削減の達成度合い」をチェックする

 ・「経費削減の達成度合い」と「課題」を全従業員に共有する

以上、4STEPが経費削減の流れです。

経費削減を実行する流れ「4STEP」

・【STEP1】現状、発生している経費を把握
・【STEP2】「計画書」をまとめる
・【STEP3】従業員への通達
・【STEP4】経費削減の実行

上記の流れに沿って、経費削減に取り組みましょう。

2. 経費削減の項目一覧表

「経費削減の流れ」については、理解できたのではないでしょうか。

続きまして、「主な経費項目」とその「削減方法」について解説します。

以下の一覧表をご覧ください。「削減効果・大」「削減効果・小」に分けました。
「削減効果・大」と「削減効果・小」を、同時並行で取り組んでいきましょう。

削減効果が「小」のものは、1件あたりの削減効果は低いですが、チリも積もれば山となります。

中長期的な視点でみれば、削減効果は大きいため、「削減効果・小」の項目にも、ぬかりなく取り組みましょう。

 経費削減の項目一覧表

 経費項目

 削減方法

●削減効果・大

人件費

・正社員やアルバイトの採用は最小限にする(=新規雇用の制限)
・スポットで業務を依頼できる「業務委託」を増やす
・クラウドソーシングサービスを利用する(=業務委託の増加)
・給与体系を見直す(=ボーナスのカット)
・残業代の削減(=長時間労働の是正)
・カスタマーサポートのシステム化(チャットボットの導入による人件費の削減)

オフィス

・低家賃なオフィスに移転する
・原則、リモートワークにしてオフィスの面積を縮小する
・フリーアドレスなど、オフィスの面積を縮小できるレイアウトに変更する
・不採算の営業拠点は、収益の高い拠点と合併・吸収する

●削減効果・小

複合機・コピー機

・印刷を減らし「データの電子化」を推奨する(ペーパーレス化)
・カラー印刷を減らす
・業者に印刷コスト(カウンター料金)の低減について相談する
・印刷コストが安い事業者に変更する
・中古の複合機・コピー機を導入する

水道光熱費

・電気をこまめに消す
・電気をLEDに変える
・節水を心がける
・電力会社の見直しをする
・冷暖房の設定を見直す
・退勤時に照明・パソコン・冷暖房の切り忘れ等をなす

接待交際費

 

・不要な接待を減らす
・接待を実施する際は、上長承認を得る仕組みにする
・接待費の上限を設ける

 

交通費

・タクシーの利用を控えるように周知徹底する
・不正な交通費の受給をなくすために定期券の提出を求める
・テレビ会議システムによる打ち合わせを原則とする

オフィスの維持費

・清掃事業者に依頼する清掃頻度の見直しを行う
・より安価な清掃事業者に見直しをする
・できる範囲で従業員が清掃を行う

消耗品費

・モノを大切に使う意識を周知徹底する
・文房具は必要な分だけ支給する
・コピー用紙の裏側を使う

電話・インターネット回線

・電話・インターネット回線の契約内容を見直す

上記の項目を参考に、経費削減に取り組んでみてください。

3. 知らなった!意外な「経費削減」アイデア4

前章では、スタンダードな経費項目を取り上げました。

続く本章では、経費削減に取り組む際の視点として参考にできる「意外な経費削減アイデア」を4つ紹介します。

見逃しがちな「意外な経費削減アイデア」4つ

・「アウトソーシング」で固定費を流動費化する
・「システム導入」で固定費を流動費化する
・「優れた経費削減アイデア」に対する報奨制度を設ける
・「伸びしろのない不採算事業」を見直し・縮小する

一つずつ、みていきましょう。

3-1.「アウトソーシング」で固定費を流動費化する

 1つ目のポイントが「アウトソーシングで固定費を流動費化する」です。

業務の一部を外部に委託する「アウトソーシングサービス」を導入することで、毎月発生していた固定費を、スポットで発生する流動費に変えることで、大幅な経費削減を狙うというものです。

例えば、「経理部」は月末以外はほとんど稼働しておらず、人件費の観点でムダが発生している場合。

正社員の人数を最小限にしつつ、月末だけ「業務委託スタッフ」をスポットで増やすのがベストです。
そうすれば、人件費を大幅に削減できるからです。

「業務委託」であれば、常時雇用する必要がありません。
決められた作業に対して、スポットで「一定の報酬」を支払えばよいのは、アウトソーシングならではの利点といえるでしょう。

これは、経理業務に限った話ではありません。

「資料作成」や「事務サポート」なども、スポットで依頼できる「クラウドソーシングサービス(=業務委託サービス)」があります。
こうしたサービスを利用すると、大幅な経費削減ができるでしょう。

 「固定費流動費化する」という視点は、経費削減において見逃せない重要なポイントです。
ぜひ、押さえておきましょう。

3-2.「システム導入」で固定費を流動費化する

「システム導入」も、経費削減につながるアイデアの一つです。

例えば、カスタマーサポート部門であれば、すべての応対を人間が行うのではなく、一部の業務を「チャットボット」などの顧客サポートシステムに切り替えることで、大幅なコスト削減が可能です。

チャットボットとは、LINEのようなインターフェイスの自動応答プログラムです。
「問い合わせ対応」や「顧客サポート」を自動化するサービスとして、たいへん注目されています。

例えば、コールセンターのオペレーターを5人雇っていて、月に100万円の出費があった会社が、オペレーターの人数を3人にし、月額5万円のチャットボットを導入した場合。

以下の通り、大幅なコスト削減が可能です。

チャットボットの導入による経費削減例

●Before
コールセンターのオペレーターを5人雇う=100万円/月額の出費(1人あたり20万円)

●After
オペレーターを3人にする=60万円/月額
チャットボットシステム=5万円/月額
合計:65万円

【結果】
35万円/月額」「420万円/年額」のコスト削減効果が得られる

コールセンターは一例に過ぎません。
経理システムや人事システム、営業サポートシステムなどの導入によっても、同じような削減効果が得られます。

「機械化できる部分はトコトン機械化する」のが、経費削減の鉄則です。

 3-3.「優れた経費削減アイデア」に対する報奨制度を設ける

人事・総務部が、経費削減の実行責任者になる場合が多いかと思います。

しかし、人事・総務部はバックオフィスであるため、現場に転がっている「意外な経費削減アイデア」に気づかないことが少なくありません。
非常に狭い視野での経費削減に終始してしまう可能性が高いです。

そのため、経費削減に関するアイデアは、全従業員から募るようにしましょう。
その際、優れた経費削減アイデアを出した従業員には、報奨金(インセンティブ)を与えましょう。

意外な現場視点のアイデアがたくさん集まり、プラスになるはずです。

また、従業員もアイデアを出すことで、経費削減に対するモチベーションが上がることも期待できます。

経費削減にコミットする意識を高めるためにも、従業員から経費削減アイデアを募りましょう。

3-4.「伸びしろのない不採算事業」を見直し・縮小する

複数の事業を行っている場合、企業の売上に貢献する「優良事業」と、売上の上がらない「不採算事業」があるかもしれません。

そうした場合には、売上が期待できない不採算事業は「経費削減」の一環で、思い切った見直し・縮小に切り込むのも手です。

この点については、ボストンコンサルティンググループが提唱したフレームワーク「プロダクトポートフォリオマネジメント(PPM)」で説明できます。

「プロダクトポートフォリオマネジメント(PPM)」とは「市場成長性×シェア」の観点で、経営資源の最適な分配を図るものです。

プロダクトポートフォリオマネジメント(PPM)

・花形(Star):
市場の成長性、自社の市場のシェアともに高い事業。
花形に位置づけられる事業は、激しい競争にさらされているため、積極的な投資が必要。

・カネのなる木(Cash Cow):
市場の成長性は低いが、自社が高いシェアを獲得している事業。
市場の成長性が低いため、競争が激しくないため「カネのなる木」で稼ぎ出した利益は「花形」や「問題児」に投下するのが正攻法

・問題児(Question Mark):
市場の成長性が高いが、自社の市場シェアが低いため、不採算に陥りがちな事業。
積極的な投資が必要な事業といえる

・負け犬(Dog):
市場の成長性が低いうえ、自社の市場シェアも低いため、不採算に陥る可能性が高い事業。
伸びしろがないため、事業の廃止・縮小を検討すべき

PPMで事業を分析する場合、「負け犬」にカテゴライズされる事業は、経費削減の一環として「見直し・縮小」を検討するのが妥当だと考えられています。

貴社に、複数の事業がある場合、それぞれの事業が4象限のどこに位置するのか分析しましょう。

そして、負け犬にカテゴライズされる事業は、必要に応じて、事業の見直し・縮小を検討しましょう。

以上4つが、意外と見落としがちな経費削減アイデアです。

意外な経費削減アイデア4つ

・「アウトソーシング」で固定費を流動費化する
・「システム導入」で固定費を流動費化する
・「優れた経費削減アイデア」に対する報奨制度を設ける
・「伸びしろのない不採算事業」を見直し・縮小する

本章で取り上げたアイデアも、積極的に取り入れていきましょう。

4. 経費削減に取り組む際の重要ポイント(注意点)6

続きまして、経費削減に取り組む際の重要ポイント(注意点)を解説します。

経費削減に取り組む際の重要ポイント(注意点)6つ

・サービス品質の低下をまねく経費削減は行わない
・従業員のモチベーション低下を招く経費削減は行わない
・取引先の信用を損なうような経費削減は行わない
・「生産性を上げて、売上を増やすという考え方」も同時にもつ
・「Web集客」に力を入れる
・節税する

一つずつ、みていきましょう。

4-1. サービス品質の低下をまねく経費削減は行わない

1つ目のポイントが「サービス品質の低下をまねく経費削減は行わない」です。

例えば、高級レストランの場合。
「新鮮な食材」や「こだわりの調味料」などで、顧客の満足度を追求している場合には、材料費を、より安いもので代替する経費削減はNGです。

また、腕利きの料理人を解雇するのも、リスクが大きいです。

材料費を下げたり、腕利きの料理人を解雇したりすることによって、提供する料理のクオリティが下がり、顧客離れを引き起こしてしまう可能性があるからです。

そうなってしまっては、本末転倒です。
より経費削減を強いられる状況に陥ってしまうでしょう。

もともと低価格さをウリにするレストランであれば、それほどダメージはないかもしれませんが、いずれにせよ、材料費等の原価を下げる際には、細心の注意が必要です。

材料費の仕入れ先を比較検討して下げる努力は大切ですが、それに伴って商品・サービスの品質が下げらないようにコントロールしましょう。

4-2. 従業員の「モチベーション低下」を招く経費削減は行わない

もう一つが「従業員のモチベーション低下を招く経費削減は行わない」です。

経費削減の一環として、新規採用を停止したり、従業員を減らせば大きなコストカットが実現します。

しかし、仕事の総量が変わらなければ、従業員には大きな負担になります。
今まで1人あたり「1」の仕事をしていて、それが「1.3」や「1.5」になれば、時間外労働が強いられる場合もあります。

そうした状況が続けば、従業員の働く意欲は大きく減退するでしょう。
くれぐれも、従業員に過度な負担を強いるような経費削減は行わないようにしてください。

4-3. 取引先の信用を損なうような経費削減は行わない

3つ目のポイントが「取引先の信用を損なうような経費削減は行わない」です。

例えば、経費削減を行うために、エアコンの温度に関する制限を設けていたとします。

社内ではある程度ルールに協力してもらうことは必要でしょう。

しかし、取引先が大汗をかきながら来社した場合や、外の寒さで震えているような場合には、エアコンの温度を調整するなどの柔軟さが必要です。

社内で共有される「経費削減のルール」だからといって、自社のポリシーを外部にも押し付けるのは望ましいアプローチではありません。

この事例のように、取引先の信用を損なうような経費削減は控えましょう。

4-4. 「生産性を上げて、売上を増やすという考え方」も同時にもつ

経費削減を行う際には、「生産性を上げる」という考えも同時にもつべきです。

 経営難に陥っている場合、抜本的な問題解決には、経費削減に加えて「生産性の向上」も重要だからです。

生産性がアップすれば、売上アップにつながります。
経営難を打破するためには、生産性の向上も無視できない視点なのです。

 生産性をアップするアイデアの一つとしては「業務マニュアルの導入」が挙げられます。

業務マニュアルは、業務をスピーディかつ効率的に進めるための方法をまとめたものです。
業務マニュアルを活用することで、生産性アップにつながり、収益体質を改善できます。

一例として「コールセンター」が挙げられます。
コールセンターは、他業種に比べて離職率が高い傾向にあるため、新人への教育コストを下げるために、業務マニュアルが必ずと言っていいほど導入されています。

業務マニュアルの導入によって、新人スタッフでも早期にオペレーターデビューできるため、コールセンター全体の生産性が一定水準に保たれています。

こうした事例と同じく、一般企業においても、業務マニュアルを積極的に取り入れていきましょう。
それが、生産性アップになり、ひいては企業の収益体質の改善につながります。

4-5.「Web集客」に力を入れる

前項では「収益体質の改善」の重要性を説き、その一つとして業務マニュアルの導入を取り上げました。

収益体質の改善の一つとしては、「Web集客への注力」も挙げられます。
昨今では「SEO対策」とセットで語られることが多いです。

SEO対策」は、多くの人が、GoogleYahoo!などの検索サイトを使って商品やサービスを探すことに目をつけ、検索サイトで、自社コンテンツの上位表示を狙うものです。

ほとんど売上が上がらなかった企業でも、SEO対策に力を入れることで、売上が何十倍にも跳ね上がった事例は枚挙に暇がありません。

経営難を抜本的に解消するためには、SEO対策を始めとする「Web集客」にも力を入れていきましょう。

4-6.節税する

ビジネスにおいては、赤字に転落しない限り「法人税」を始めとする税金を支払います。

法人税は、資本金や所得総額によって異なりますが、15%23.4%程度の税率となっており、決して低くない利率です。

こうした税金は、経営を圧迫することも少なくありません。
そのため、経費削減の一環として、節税策を講じていくのも手です。
納税額が少なければ少ないほど、出ていくお金を最小限に抑えられるからです。

 主な節税策としては、以下が挙げられます。

節税策5つ

・経費を積み上げる
「チリも積もれば山となる」の発想で、社員にも協力してもらって、経費を積み上げる。経費に計上できる項目例は、以下の通り

【経費に計上できる項目例】
広告宣伝費(チラシの印刷代、ロゴ入り贈答品など)、接待交際費、旅行や健康診断などの福利厚生費、事務所の火災保険料、自動車保険料、高速代、駐車場代、文房具代、業務にかかわる飲食費、慶弔費、業界団体の年会費、ホームページのメンテナンス費、書籍代など

 ・社用車を導入する
クルマで営業活動などを行っている場合、個人資産ではなく「社用車」の扱いにすることで、クルマの購入費・ガソリン代・有料道路代・自動車保険料などを経費にできる

・子会社・グループ会社を設立する
自社を分割し「別会社」を設立すると、1社あたりの売上が減る。そうすると、軽減税率が適用されたり、消費税が免除されたりする場合がある

 ・役員報酬を増やす
役員報酬は、「定期同額給与」「事前確定届出給与」「利益連動給与」のいずれかに該当すれば経費にできる。ただし、役員報酬を上げすぎると住民税や所得税が増えるため、節税効果が得られるちょうどよいラインを見極めることが大切。家族がビジネスにかかわっている場合は、家族を役員にすると、さらに節税効果が見込める

自社で導入できそうな節税策があれば、積極的に取り入れてみましょう。
また、自社が契約している顧問税理士に、効果的な節税策がないか、聞いてみましょう。

以上6つが、経費削減に取り組む際のポイント(注意点)です。

経費削減に取り組む際の重要ポイント(注意点)6つ

・サービス品質の低下をまねく経費削減は行わない
・従業員のモチベーション低下を招く経費削減は行わない
・取引先の信用を損なうような経費削減は行わない
・「生産性を上げて、売上を増やすという考え方」も同時にもつ
・「Web集客」に力を入れる
・節税する

これらのポイントも押さえて、経費削減を進めていきましょう。

5. まとめ

いかがでしたか。
会社の経費削減について、理解が深まったのではないでしょうか。

ここで本記事の内容をまとめます。

  • 経費削減を実行する流れ「4STEP
    ・【STEP1】現状、発生している経費を把握
    ・【STEP2】「計画書」をまとめる
    ・【STEP3】従業員への通達
    ・【STEP4】経費削減の実行

  • 経費削減の項目一覧表

 経費削減の項目一覧表

 経費項目

 削減方法

削減効果・大

人件費

・正社員やアルバイトの採用は最小限にする(=新規雇用の制限)
・スポットで業務を依頼できる「業務委託」を増やす
・クラウドソーシングサービスを利用する(=業務委託の増加)
・給与体系を見直す(=ボーナスのカット)
・残業代の削減(=長時間労働の是正)
・カスタマーサポートのシステム化(チャットボットの導入による人件費の削減)

 

オフィス

・低家賃なオフィスんひ移転する
・原則、リモートワークにしてオフィスの面積を縮小する
・フリーアドレスなど、オフィスの面積を縮小できるレイアウトに変更する
・不採算の営業拠点は、収益の高い拠点と合併・吸収する

削減効果・小

複合機・コピー機

・印刷を減らし「データの電子化」を推奨する(ペーパーレス化)
・カラー印刷を減らす
・業者に印刷コスト(カウンター料金)の低減について相談する
・印刷コストが安い事業者に変更する
・中古の複合機・コピー機を導入する

 

水道光熱費

・電気をこまめに消す
・電気をLEDに変える
・節水を心がける
・電力会社の見直しをする
・冷暖房の設定を見直す
・退勤時に照明・パソコン・冷暖房の切り忘れ等をなくす

接待交際費

・不要な接待を減らす
・接待を実施する際は、上長承認を得る仕組みにする
・接待費の上限を設ける

交通費

・タクシーの利用を控えるように周知徹底する
・不正な交通費の受給をなくすために定期券の提出を求める
・テレビ会議システムによる打ち合わせを原則とする

オフィスの維持費

・清掃事業者に依頼する清掃頻度の見直しを行う
・より安価な清掃事業者に見直しをする
・できる範囲で従業員が清掃を行う

消耗品費

・モノを大切に使う意識を周知徹底する
・文房具は必要な分だけ支給する
・コピー用紙の裏側を使う

電話・インターネット回線

・電話・インターネット回線の契約内容を見直す

 

  • 知らなった!意外な「経費削減」アイデア4
    ・「アウトソーシング」で固定費を流動費化する
    ・「システム導入」で固定費を流動費化する
    ・「優れた経費削減アイデア」に対する報奨制度を設ける
    ・「伸びしろのない不採算事業」を見直し・縮小する

  • 経費削減に取り組む際の重要ポイント(注意点)6
    ・サービス品質の低下をまねく経費削減は行わない
    ・従業員のモチベーション低下を招く経費削減は行わない
    ・取引先の信用を損なうような経費削減は行わない
    ・「生産性を上げて、売上を増やすという考え方」も同時にもつ
    ・「Web集客」に力を入れる
    ・節税する

本記事が、経費削減について知りたい方の参考になりましたら幸いです。

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